Googleドライブを強力なメモツールとして使う方法（そしてその理由）

整理整頓好きには、EvernoteやOneNoteといった優れたメモ作成ソフトが数多く存在します。モバイルアプリストアに目を向けると、この分野はさらに競争が激しくなります。そこには、長時間のブレインストーミング、会議、あるいは授業でのアイデアをすべて保存できると謳う専用ツールが溢れています。

Googleドライブは基本的にワードプロセッサとして設計されていますが、メモを取るための頼れるツールとして見逃さないでください。この生産性向上スイートには、少なくとも単体のパッケージとしては、メモを取るための競合アプリにはない重要な利点がいくつかあります。

デレク・ウォルター

まず、すべてのドキュメント（この場合はメモ）はGoogleドライブに保存されます。Googleドライブは、間違いなく最高の検索機能を備えています。そのため、探しているメモを瞬時に見つけることができます。Evernoteの検索機能は優れていますが、Googleほど優れているわけではありません。

また、ドライブの優れた共同作業機能を使用して、他のユーザーとリアルタイムでメモを書き込み、共有することもできます。これは、同僚やクラスメートとグループ プロジェクトを実行している場合に特に便利です。 

最後に、メモを取るツールとしてGoogleドキュメントを使うと、重要なファイルをどこに保存したか思い出せないという、あのイライラする状況を避けることができます。「ああ、このメモはEvernoteに保存したけど、関連するWord文書はDropbox、画像はOneDriveにある」といったことはもうありません 。Googleドライブにすべてを集約すれば、すべてがそこにあります。 

もしこれらの機能が必要なら、Google ドキュメントはあなたのメモ取りニーズをきっと満たしてくれるでしょう。しかし、ドキュメントを強力なメモツールに変えるには、少しだけ事前の準備が必要です。それほど多くはありませんが、ある程度は必要です。では、その方法をご紹介します。 

組織構造を構築する

最初のステップは、すべてのメモ用のフォルダを作成することです。ドライブの検索機能は優れていますが、メモやその他のファイルを整理するための何らかの計画を立てておくと役立ちます。

これらすべてを「メモ」という包括的なフォルダにまとめて保存することもできますし、会議メモ、議題、レシピ、あるいは学生であれば個々の授業など、より具体的なフォルダを作成することもできます。ドライブでは、フォルダをネストして整理システムをさらに細分化することもできます。

共同メモ作成

他の人と共同でプロジェクトに取り組んでいる場合、Google ドキュメントよりも優れたリアルタイム共同作業アプリは見つかりません。

Googleドライブを使えば、同僚とメモページを共有するのが非常に簡単です。隅にある大きな青い共有ボタンをクリックするだけで、すぐに共有できます。さらに、ドキュメントのコメント機能を使えば、ファイル内で質問したり、資料について議論したりすることも可能です。

これらのテーブルを使用してください

メモによっては、いつもの白紙の状態では物足りないかもしれません。そんな時、ドキュメントを微調整することで、メモ作成をより快適に行うことができます。

表を挿入するのが最も効果的です。数行の表（挿入 > 表）を追加すれば、ページを素早く簡単に分割できます。これは多くの用途で非常に便利ですが、特に授業でのノート取りや、グラフィックの横にテキストを配置する必要がある場合に最適です。

ドキュメントを列に分割するネイティブ機能はないため、このような状況では表が最適です。また、 セクションを分割したい場合は、「挿入」メニューから水平線を追加することもできます。

Google ドライブでよりスマートに検索

Googleの検索機能は通常最高クラスですが、探しているものを絞り込むために追加のツールが必要になることもあります。Google Driveには、検索を絞り込むためのパラメータがいくつか用意されており、特に、保存した多数のファイルに共通する可能性のある一般的な用語しか思い浮かばない場合に便利です。

探しているファイルの種類を指定できます。例えば、スキャンした画像やドキュメントなどです。他のユーザーがファイルを作成した場合は、そのユーザーがオーナーとなっているファイルを検索できます。検索結果が多すぎて間違った方向へ誘導されるのを防ぐことができます。

ドライブは、Google 検索で使用できるものと同様の強力な検索修飾子もサポートしており、クエリを非常に細かいレベルまで絞り込むことができます。詳細なリストについては、Google ドライブの検索ヘルプページの「詳細検索オプション」セクションをご覧ください。 

カメラを活用

ドライブに画像を追加するのは簡単です。iOS または Android のドライブアプリで写真を撮るか、デスクトップでパソコンのウェブカメラを使うだけです。そこから、特定のファイルや Google ドライブ内の任意の場所に画像を追加できます。

Evernoteと同様に、Googleドライブは光学式文字認識（OCR）を採用しており、テキストベースのPDFの最初の100ページ、画像ベースのPDFの最初の10ページ、または最大2MBのJPG、PNG、GIF画像内のテキストを検索できます。最良の結果を得るには、写真を左から右（本を読むように）に配置し、できるだけ高解像度で撮影してください。

リサーチツールでパワーアップ

Googleドキュメントのリサーチツールは、記事や研究論文の作成、そしてメモを取るのにも最適です。例えば、詳しく知りたいフレーズがあれば、それをハイライトしてリサーチツールを選択するだけです。

すると、ドキュメントが関連リンクを表示します。これらのリンクを残しておきたい場合や、共同でメモを取る際に便利な場合は、選択したテキストをリンクにすることができます。これは、レポートにまとめるメモがある場合に特に便利です。

正しくないかもしれないとき

Docsは、ここで紹介したユースケースではうまく機能します。しかし、個人的なメモの取り方によっては、必ずしも適しているとは限りません。例えば、タブレットで指やスタイラスを使ってメモを書き込むのが好きな人には、Docsは適していません。 

さらに読む: Google Keep vs. OneNote vs. Evernote: ノートアプリの勝者は誰だ?

OneNoteとEvernoteは、複数のプロジェクトを同時進行させたり、大量の紙のメモをデジタル化したりする場合、より高度な整理システムを提供します。EvernoteとOneNoteでは、メモに音声録音を埋め込むこともできます。さらに、Surface Pro 3をお持ちの方は、デジタルペンをワンクリックするだけで起動するOneNoteとの緊密な連携も忘れてはなりません。

OneNote と Evernote はどちらも、メモを取るパワーユーザー向けに、Google Docs では実現できないような詳細なトリックも提供しています。  

Google Keepに注目してください

Google Keepは、Google流の手軽なメモツールです。ウェブとAndroid（iOSユーザーの方はごめんなさい）間で同期でき、簡単なメモやチェックボックスリストを保存するのに最適です。ただし、付箋のようなレイアウトなので、詳細なファイルには適していません。

しかし、Googleがいつかもっと大きな計画を発表するかもしれない、もしかしたらGoogle KeepをGoogleドライブの他の機能とより深く統合するかもしれない、という可能性は誰にも分かりません。ですから、Keepが今後どのように発展していくのか、注目してください。いずれにせよ、Googleは生産性向上の分野でEvernoteやMicrosoftに独走するつもりはないようです。