Word マクロを使用すると、ほとんどすべての反復的なワードプロセッシング タスクを、数回のキー操作でより速く実行できます。
典型的な例を挙げましょう。文書全体に書式が間違っている文書を受け取りました。どうすればいいかは分かっています。検索と置換を使ってすべて修正すればいいのですが、手作業で修正するのは、短い文書の場合は面倒ですし、長い文書の場合は非常に手間がかかります。そこで、マクロをプログラムしてすべてを修正する方法をご紹介します。
注:すべてを実行する大きなマクロを1つ作成するよりも、単一の機能を実行する小さなマクロを複数作成する方が常に効果的です。この方法の主な理由はトラブルシューティングです。マクロが失敗した場合、長くて複雑なマクロをデバッグするよりも、単一のエラーを見つけて修正する方がはるかに簡単です。
以前：乱雑でフォーマットされていないWord文書
マクロの基本: キーに名前を付けて割り当てる
マクロの記録は、曲の録音と似ています。タスクを実行する準備ができたら、「記録」を押します。タスクを実行してから、「停止」を押します。
Wordでは、「開発」タブからマクロを記録します。「開発」タブを設定するには、「ファイル」 > 「オプション」 > 「リボンのユーザー設定」をクリックします。右側の「リボンのユーザー設定」列で、ドロップダウンメニューで「メインタブ」が選択されていることを確認し、その下の「開発」チェックボックスをクリックします。
1. 「開発」タブを選択し、「マクロの記録」をクリックします。「マクロ名」フィールドボックスにマクロ名を入力します。この例では「CleanUp1」を使用します。
2. 「マクロの割り当て先」の下にある「キーボード」ボタンをクリックします。
このダイアログ ボックスを使用して、マクロの記録を開始します。
3. 「キーボードのカスタマイズ」ダイアログボックスが表示されます。「キーボードシーケンスの指定」の「新しいショートカットキー」にカーソルを合わせ、このマクロのカスタムショートカット（Ctrl、Alt、またはShiftとキーボードの文字の組み合わせ）を入力します。
Word で使用できるよりも多くのマクロ キーの組み合わせが必要な場合は、既存のマクロのキーの組み合わせを独自のマクロに再割り当てできます。
キーボードのキーのほとんどは、Microsoft Wordの内部マクロに既に割り当てられています。例えば、Ctrl+Xで切り取り、Ctrl+Vで貼り付けといった具合です。ダイアログボックスの「現在の割り当て」行で、そのキーの組み合わせが既に使用されているかどうかがわかります。割り当てられていないキーが十分に見つからない場合は、あまり使わないショートカットから割り当て直してください。
4. この例では、次のカスタムショートカットを入力します：Ctrl+|（パイプ、ほとんどのキーボードでバックスラッシュの上にある縦線）。このキーの組み合わせは現在割り当てられていないことに注意してください。「割り当て」ボタンをクリックし、「閉じる」をクリックします。
割り当てられていないキーの組み合わせを使用してマクロを設定する方法は次のとおりです。
キーの割り当てが完了すると、Wordは文書画面に戻ります。メニューリボンのマクロ記録ボタンがアクティブになっている（グレー表示ではなくなる）ことに気づくでしょう。以下の手順に従って、マクロの記録を完了してください。
マクロ記録のクリーンアップ1: 引用符
この最初のマクロは、コンマとピリオドを引用符の外側から内側に移動します。これは、Associated Press、Chicago、Oxford、Webster's、AMA を含むすべての公開スタイル ガイドで指定された句読点のルールです。
録画モードになっていることを確認してから…
1. Ctrl+H キーを押して「検索と置換」ダイアログボックスを開き、「置換」タブをクリックします。「検索する文字列」フィールドにカーソルを置き、入力”. 後 Tab キーを押すと「置換後の文字列」フィールドボックスに移動します。「置換後の文字列」フィールドに入力し、「すべて置換」.” をクリックして「OK」を クリック します。
3. 「検索する文字列」フィールドボックスに戻ります。そこから、引用符の外側にあるカンマについても同じ手順を繰り返します。
4. 右上隅の赤いボタンを使用してダイアログ ボックスを閉じ、マクロ メニュー リボンの [記録の停止]ボタンをクリックします。
このマクロは、文書全体にわたる単語間の余分なスペースをすべて削除します。この処理ではワイルドカード文字を使用しますが、これについては別のコラムで詳しく説明します。まずは、以下の手順でその威力を体感してみてください。
1. 「開発」タブを選択し、「マクロの記録」をクリックして、マクロ名「CleanUp2」を入力します。 「キーボード」ボタンをクリックします。「新しいショートカットキー」テキストボックスに、このマクロのカスタムショートカットを入力します：Ctrl+Shift- Num +（CtrlキーとShiftキーを押したまま、テンキーの「+」記号を押し、3つのキーを同時に放します）。「割り当て」ボタンをクリックし、「閉じる」をクリックします。
2. Ctrl+H キーを押して「検索と置換」ダイアログボックスを開きます。ダイアログボックスが表示されたら、「詳細…」ボタンをクリックして、追加の検索オプションと特別な機能を表示します。「検索オプション」の「ワイルドカードを使用する」チェックボックスをオンにします。
3. 次に、「検索する文字列」と「置換後の文字列」のフィールド ボックスに次のキーを入力します。
検索対象: ( ){2,}
置換: 1
4. 右上隅の赤いボタンを使用してダイアログ ボックスを閉じ、[録画を停止]ボタンをクリックします。
マクロをテストする場合は、[元に戻す] を選択するか、クイック アクセス ツール バーの [元に戻す] ボタンをクリックして、マクロを再度実行します。つまり、Ctrl + Shift + Num + (同時に) を押します。
録音クリーンアップ3: 改行を削除する
このマクロは、ドキュメント全体の余分な改行をすべて削除します。
1. 「開発」タブを選択し、「マクロの記録」をクリックして、マクロ名「CleanUp3」を入力します。 「キーボード」ボタンをクリックします。「新しいショートカットキー」の下のテキストボックスに、このマクロのカスタムショートカットを入力します：Ctrl+Shift-Num-（CtrlキーとShiftキーを押したまま、テンキーのマイナス記号を押し、3つのキーを同時に放します）。「割り当て」ボタンをクリックし、「閉じる」をクリックします。
2. Ctrl+H キーを押して「検索と置換」ダイアログボックスにアクセスします。ダイアログボックスが表示されたら、「詳細…」ボタンをクリックして、追加の検索オプションと特別な機能を表示します。
3. 「検索する文字列」フィールドボックスにカーソルを置き、「特殊文字」ボタンをクリックします。「段落記号」を選択し、もう一度選択すると、フィールドボックスに2つの段落記号が表示されます。
「置換後の文字列」テキストボックスにカーソルを置き、「特殊文字」ボタンをクリックします。「段落記号」を一度だけ選択します。
注: 段落記号をコード ^p (数字 6 の上のキャレット記号を使用) として自分で入力することもできます。
4. [すべて置換]ボタンをクリックし、ポップアップ ダイアログに「Word はドキュメントの検索を完了し、置換は 0 件行われました。」と表示されるまで[OK]を繰り返しクリックします。
注: このマクロでは、このプロセスを3回繰り返しました。ほとんどの場合、これで十分でしょう。ただし、それでも足りない場合は、マクロをもう一度実行してください。
マクロを保存する
ほとんどの人は、マクロを保存して「すべてのアクティブなテンプレートとドキュメント」で利用できるようにしたいと考えています。
マクロを保存する際、「マクロの保存場所」ドロップダウンメニューで、Wordでマクロをいつ、どこで利用できるようにするかを選択できます。デフォルトは「すべてのアクティブなテンプレートとドキュメント」で、ほとんどの人はこれで問題ありません。もちろん、マクロごとに設定を変えることもできます。
これでご褒美です。きれいにフォーマットされたドキュメントが完成しました。さあ、他の頻繁に行うタスクにもマクロを試してみてください。ぜひ自由に実験して、作業負荷を軽減する新しい方法を見つけてください！
