Googleドライブと関連アプリは、生産性向上に役立つ豊富なツールを提供しています。生産性を最大限に高めるには、以下の5つをお試しください。
オフラインで作業する
好むと好まざるとにかかわらず、インターネット接続なしで作業しなければならない時があります。幸いなことに、Googleドライブには「オフライン」モードがあり、そのような状況でもドキュメントを作成、閲覧、編集できます。
Google Chrome を使用すると、Google ドライブのアプリをオフラインで動作するように設定できます。
オフライン機能を有効にするには、Chromeブラウザが必要です。Googleドライブアカウントにアクセスし、右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択します。「全般」タブで、「Googleドキュメント、スプレッドシート、スライド、図形描画のファイルをこのパソコンに同期して、オフラインで編集できるようにする」というチェックボックスがオンになっていることを確認してください。インターネットに接続していないときはChromeでGoogleドライブを操作する必要がありますが、オンラインに戻るとすべての変更が同期されます。
文書内からリンクを検索する
通常、ドキュメントにリンクを追加する場合は、新しいブラウザ タブを開き、リンク先のページを検索し、URL をコピーして、テキストをリンクする手順を実行するという面倒なプロセスを実行する必要があります。
Google検索はGoogleドキュメントに直接組み込まれているため、リンクを追加するためにページを離れる必要はありません。テキストをハイライトし、「挿入」>「リンク」を選択し、表示されるリンクダイアログボックスに検索語を入力するだけです。Googleが一致する検索結果のリストを表示します。その中から、テキストにリンクを追加したいものをクリックします。
改訂履歴を追跡する
ドキュメント、特に共同作業で行われたドキュメントに加えられたすべての変更を常に把握するのは、すぐに大変な作業になりがちです。しかし、Google ドライブを使えば、あらゆるドキュメント、プレゼンテーション、スライドショー、描画に対して自分や他のユーザーが行ったすべての変更を簡単に確認できます。必要に応じて、ファイルを以前のバージョンに戻すこともできます。
変更履歴を使用すると、ドキュメントの変更を整理し、以前のバージョンに戻すことができます。
ドキュメント、スプレッドシート、スライド、または図形描画ファイルの改訂履歴を表示するには、[ファイル] > [改訂履歴を表示]をクリックします。次に、改訂パネルでタイムスタンプを選択すると、そのバージョンのファイルが表示されます。タイムスタンプの下には、そのファイルを編集した各ユーザーの名前が表示されます。ユーザーが行った編集内容は、ドキュメント内で名前の横に表示される色と同じ色で表示されます。
デフォルトでは、リビジョンは大まかな期間ごとにグループ化されていますが、リビジョンパネルの下部にある「より詳細なリビジョンを表示」をクリックすると、より詳細な情報を表示できます。現在表示しているバージョンに戻すには、「このリビジョンを復元」をクリックしてください。
ウェブクリップボードを使用する
Googleドライブのあまり知られていない機能の一つに、ウェブクリップボードがあります。これを使えば、ドキュメント、スプレッドシート、スライド間でデータをコピー＆ペーストできます。OSのクリップボードとは異なり、複数のアイテムを一度に保存でき、Googleアカウントに関連付けられているため、あらゆるデバイスからアクセスできます。
Google ドライブのウェブ クリップボードには複数のデータ スニペットが保存されており、すべてのデバイスで利用できるようになります。
ウェブクリップボードを使用するには、テキスト、描画、その他のデータを選択し、「編集」>「ウェブクリップボード」>「ウェブクリップボードにコピー」に進みます。選択したデータがウェブクリップボードメニューのアイテムリストに追加されます。メニューがいっぱいになったら、「すべてのアイテムをクリア」を選択してください。 30日以内にアクセスされなかったアイテムは自動的にクリアされます。
ウェブに公開する
Google ドライブの共有機能は、ドキュメントを少数の人に公開したいときには便利ですが、もっと多くの人に閲覧してもらいたい場合はどうすればよいでしょうか？そんなときは、ドライブの公開機能をご利用ください。
文書、スプレッドシート、プレゼンテーション、または描画を公開するには、ファイルを開き、「ファイル」>「Webに公開」をクリックします。ファイルの種類によっては、メニューでカスタマイズオプションを利用できます。スプレッドシート全体を公開するか、個々のシートのみを公開するかを選択したり、プレゼンテーションのスライドの進行速度を設定したり、描画の画像サイズを選択したりできます。準備ができたら、「公開」をクリックし、表示されるリンクをコピーして、ファイルを閲覧したいすべての人に送信してください。
元のファイルに変更を加えた際に公開済みのファイルも自動的に更新されるようにしたい場合は、「ファイル」メニューから「Webに公開」＞「公開済みのコンテンツと設定」を選択します。「変更があった際に自動的に再公開する」というチェックボックスにチェックを入れます。公開済みのファイルを削除するには、「公開を停止」を選択します。
