列、ヘッダー、箇条書きに関する Microsoft Word と Google Docs の比較

Word対Google Docsの戦いは、たいていの場合、Microsoftの由緒あるワードプロセッサとその豊富な機能群に勝利を収め、始まる前に終わってしまいます。しかし、ツールボックスの多さは必ずしもプログラムの有用性を測る最良の尺度とは限らないため、より実践的なテストを実施しました。

80%のユーザーがプログラムの機能の20%しか使用していないと仮定し、両プログラムに、実社会で広く使用されているユースケース、つまりシンプルな履歴書の作成という課題を与えました。これにより、ヘッダー、列、箇条書きといったよく使われる書式設定ツールを比較し、公平性を保つことができました。それぞれの評価は以下のとおりです。

Googleドキュメント：いくつかの回避策が必要

各プログラムのより基本的な機能を実際にテストするため、テンプレートを使わずに、ゼロから新しい履歴書を作成することにしました。テストをより難しくし、最終的な成果物に少し華やかさを加えるため、セクションのタイトルを左側に、セクションの内容を右側に配置する2列レイアウトを採用しました。

これは複数ページの履歴書だったので、ヘッダーを使う絶好の機会でした。人事部や採用担当者によって印刷されたページがバラバラにされてしまう可能性を考慮して、氏名と連絡先を各ページの上部に確実に記載したかったのです。Googleドキュメントのヘッダー機能は非常に簡単です。「挿入」＞「ヘッダー」を選択し、最初のページの上部に表示されるボックスにテキストを入力するだけです。同じ情報が、以降のすべてのページの上部に自動的に表示されます。

何らかの理由で最初のページのヘッダー／フッターに別のテキストを表示したい場合は、ヘッダーボックスの左下にある「最初のページのヘッダー／フッターを変更する」というチェックボックスをオンにしてください。そのヘッダーテキストはクリアされ、新しい情報を追加できるようになります。以降のページのヘッダーは変更されません。

ヘッダーの設定が完了したら、いよいよ履歴書の核心部分の作成に取り掛かります。Googleドキュメントは複数列レイアウトをサポートしていません。しかし、Googleの生産性向上スイートにはよくある問題ですが、回避策があります。今回は、ボーダーレステーブルを使って列をシミュレートできます。

これを行うには、「列」を開始したい場所にカーソルを置き、「表」>「表の挿入」を選択します。フライアウトメニューで、グリッド上でカーソルをドラッグして、必要な列数と行数を作成します。履歴書を「概要」、「スキル」、「経験」、「学歴」、「受賞歴」の5つのセクションに分割したかったので、2×5の表を作成しました。セルの外側の境界線をドラッグするだけでサイズを変更できます。次に、適切な列にテキストを入力するか、既存のドキュメントから切り取って貼り付けます。

コンテンツを配置したら、次に書式設定を行います。適切なセルを右クリックし、ポップアップメニューから「表のプロパティ」を選択します。「セルの垂直方向の配置」で、 「上揃え」、「中央揃え」、「下揃え」のいずれかを選択します。テキストは、セルのサイズを変更しても、選択した配置を維持します。

表のプロパティ メニューから、表のサイズと配置を設定したり、セルの背景色を選択したりすることもできます。この例では、少し目立つように左の列に設定しました。

そこからは、フォント、色、見出しや箇条書きのスタイルを選ぶだけで済みました。ドキュメントには、実験できるオプションが十分に揃っていました。

最後に、表の境界線を消して、列がきちんと並んでいるように見せたいと思いました。そのためには、表のプロパティに戻り、表の境界線を0ptに変更します。

Googleドキュメントで履歴書を作成するのは驚くほど簡単で、1時間もかからずに完成しました。ドキュメントには必要な書式設定ツールがすべて揃っているだけでなく、シンプルなインターフェースのおかげで、複数のタブやサブメニューをくまなく探さなくても済むため、時間の節約にもなりました。Googleドキュメントの欠点を一つ挙げるとすれば、まだ本格的な段組みをサポートしていないことです。表を使った回避策を使えば、個々のテキストブロックを操作したい場合には複数段組みのドキュメントを作成できますが、ある段から次の段にテキストを流し込みたい場合には、この方法は使えません。

Microsoft Word: 複雑です

Wordで履歴書を作成しようとしたところ、すぐに困ったことに遭遇しました。Googleドキュメントではヘッダー機能が「挿入」メニューに直感的に配置されていたのに対し、Wordではヘッダーとフッターが空白の文書に既に存在しているかのように扱われていました。ヘルプで調べてみると、「表示」メニューから「表示 > ヘッダーとフッター」と選択すれば表示できることが分かりました。

一方、Wordではヘッダーをより細かく制御できます。ページ番号、日時、画像を追加したり、どのページに表示するかを指定したりできるツールが揃ったリボンが用意されています。さらに、約20種類のヘッダーテンプレートも用意されています。

Googleドキュメントとは異なり、Microsoft Wordには「書式」メニューからアクセスできる段組み機能があります。しかし、これはニュースレターやパンフレットのように、段落の多いテキストを段組みから段組みへと流し込むように設計されています。短いテキストブロックと箇条書きのリストが散りばめられた履歴書のような文書には、あまり適していません。そのため、レイアウトをより細かく制御できるように、再び表を使用することにしました。

Googleドキュメントとの最初の大きな違いは、Wordには表を作成するための7つの複雑な方法があることです。フリーハンドで描画する方法に加え、Excelデータをインポートする場合にのみ必要な方法もいくつかあります。グラフィックグリッドは最も簡単な方法で、Googleドキュメントの表機能に最も似ています。「表」タブの表アイコンをクリックするだけです。ドロップダウングリッドで、必要な行数と列数を選択します。

適切なセルにテキストを入力したら、セルを右クリックして「表のプロパティ」を選択することで表の書式を設定できます。Googleドキュメントでは、セルと列のサイズ、配置、罫線などのプロパティが1つのダイアログボックスにまとめられていますが、Wordではこれらのオプションが5つのサブメニューに分かれており、さらに罫線と網掛け専用のサブメニューも用意されています。

これは、履歴書のフォーマット作業を進める中で共通して感じた点です。Wordで文書を作成する際に使用した基本機能はGoogleドキュメントとほぼ同じでしたが、タブ、フライアウト、ダイアログボックスがいくつも点在していたため、それらを見つけるのにかなり時間がかかりました。そのため、最終的にはGoogleドキュメントと全く同じ手順で履歴書を作成しましたが、作成時間はGoogleドキュメントよりも長くなりました。

結論：少ないほど良い

Microsoftの定番ワードプロセッサが、機能ごとにGoogle Docsに圧勝するのは間違いないでしょう。しかし、ツールが多ければ必ずしもユーザーエクスペリエンスが向上するわけではありません。日々の文書作成に使う基本的な書式設定ツールに関しては、Google Docsに圧倒的な優位性を見出すことはできません。むしろ、シンプルで直感的なインターフェースのおかげで、使いやすさという点ではGoogle Docsの方が優れています。つまり、ヘビーユーザーでない限り、これは「少ないほど良い」と言えるでしょう。